ACCESS İLE VERİ TABANI YARATMAK

Access 2000'i başlatmak için Başlat menüsünden Programlar bölümünden Microsoft Access'i seçmeniz veya Microsoft Office araç çubuğunu kullanmanız yeterli oluyor: Karşınıza gelen ekranda üç farklı seçenek yer alıyor:
1.Boş veritabanı: Yeni bir veritabany yaratmak için
2.Access veritabanı sihirbazları,sayfalar ve projeler
3.Varolan veritabanını aç: Varolan bir veritabanını açmak için Yeni tıklanır


Yeni Veritabany Yaratmak

Yeni bir veritabany yaratabilmek için, yukaryda açylan menüden Bo? veritabany seçene?ini seçtikten sonra Tamam tu?una basmanyz yeterli oluyor. Bu i?lemin ikinci adymynda ise, veritabany dosyasynyn hangi sürücü ve klasörde yaratylaca?yny soran bir ileti?im kutusu ekrana geliyor. Burada yapmanyz gereken ise, veritabanynyza istedi?iniz dosya adyny verip Yarat butonunu tyklamak. Microsoft Access veritabany dosyalarynyn uzantysy .mdb'dir. Örne?in, veritabany ismi olarak bülent seçerseniz, olu?an dosyanyn görünümü bülent.mdb olur.


Veritabany Penceresi

Bir veritabany yaratylmasyyla birlikte, kar?ynyza veritabany penceresi olarak açylyyor. Veritabany penceresi, ilgili veritabanynyn nesnelerini içeriyor ve bu nesnelerin düzenlenmesine olanak sa?lyyor. Bunun haricinde, veritabanynyzla ile ilgili her türlü i?lemi bu pencere vasytasyyla gerçekle?tirmeniz mümkün olabiliyor.
Veritabany Nesneleri

Tablo:Veritabany içerisinde belli alanlardaki verileri saklayan nesne. Örne?in, mü?teri bilgileri tablosu
Sorgu:Veritabanynda yer alan veriler üzerinde çe?itli kriterleri kullanarak seçim yapma i?lemini sa?layan nesne. Örne?in, Ege bölgesindeki aylyk saty?lar
Form:Verileri görüntülemek, bazy hesaplamalary düzenlemek ve raporlary düzenlemek için kullanylyr
Rapor:Verileri ekran veya listelemek
Sayfa:Internet ve Intranet ortamynda çaly?mayy sa?layan özel bir tür Web sayfasy
Makro:Y?lerin otomatik olarak yapylmasyny sa?layan komutlary olu?taramak için kullanylyr
Modül:Visual Basic programlama dili ile yazylan ve belirli i?leri gerçekler?tiren program parçalaryny içerir
Veritabany Penceresi Ana Butonlary

Veritabany penceresinde yer alan nesnelerin yanysyra üç ana buton yer alyr. Bu tu?lar: Aç, Tasarla ve Yeni. Aç butonu ile mevcut bir nesneye ula?ylyr. Örne?in, daha önce yaratylmy? olan bir tablo veya sorgu açylyr. Tasarla butonu ile, mevcut bir nesnenin düzenlenmesi gerçekle?tirilir. Yeni butonu ile ise, bir nesnenin yaratylmasy gerçekle?ir. Örnek olarak, yeni bir tablo.


Yeni Bir Tablo Yaratmak

Access 2000 ile yeni bir tablo yaratmak için yapmanyz gereken Yeni butonunu tyklamak. Access 2000 ile gelen yeni tablo yaratma seçenekleri ise ?unlar:
1.Tasarym görünümünde tablo olu?tur:Tablo tasarymy görünümüne geçilir
2.Sihirbaz kullanarak tablo olu?tur:Sihirbaz aracyly?yyla çok sayyda tablo konularyndan ve alanlaryndan seçilerek bir tablo yaratylyr
3.Veriler girerek tablo olu?tur:Veri girerek tablo yaratmak için alanlaryn görüntülendi?i görünüme geçilir

Bu seçenkeler de?i?ik ?ekkilerde tablo yaratmanyzy sa?lyyor. Bunun dy?ynda bir tablo yaratmak için veritabany pencerisinden Tablolar bölümü seçilir. Yeni butonuna basylarak veritabanynda bir tablonun yaratylmasy i?lemine ba?lanyr. Yeni butonunun ardyndan ekrana gelen ileti?im kutusu ile tablo yaratma yöntemi belirlenir:
1.Veri sayfasy görünümü:Tablo ?eklinde veri giri?i sa?lar
2.Tasarym görünümü: Tablo tasarymy ekrany
3.Tablo sihirbazy: Tablo sihirbazy ile hazyr tablolardan yarlanma
4.Tablo al: Di?er bir veritabanyndan tablo alma
5.Tablo ba?la: Di?er bir veritabanyndaki tabloya ba?lanma

ACCESS YLE VERY TABANI OLU?TURMA





Access'i çaly?tyrdyktan sonra, bo? bir veritabany olu?turalym. Fakat bu arada Access7in bo? veritabany ?ablolaryny tanyyalym. Kullandy?ynyz Access'in ba?ka bir kullanycy tarafyndan ayarlary de?i?tirilmemi?se, açyldy?y anda kar?ynyza ne yapmak istedi?inizi soran ve dosya seçmenizi sa?layan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda "Access Veritabany sihirbazlary, sayfalary ve projeleri" maddesini i?aretleyerek Tamam'y tyklayyn.

Access'in ayarlary de?i?tirilerek bu kutunun açylmasy önlenmi?se, kar?ynyzda tamamen bo? bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl tu?unu tutarak ve N tu?una basarak), bo? bir veritabany olu?turmanyzy sa?layacak diyalog kutusunun açylmasyny sa?layabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açyldy?ynda Veritabany sekmesini tyklayyn.

Access'i tasarlayan uzmanlar, çe?itli kullanym alanlary bulunan on ayry veritabany ?ablonu hazyrlamy? bulunuyorlar. Access ile veritabany projelerinde büyük bir ihtimalle bu ?ablonlar hemen her ihtiyacynyzy kar?ylayacaktyr. Access'i tanymak için bu ?ablolaryn teker teker hepsini seçip, olu?turulmasyny önerdi?i dosyalaryn olu?turulmasyny sa?layyp, sonra ?ablon sihirbazynyn her bir veritabanynda ne gibi tablolar açty?yny, bu tablolara ne gibi görevler yükledi?ini, ne gibi alanlar olu?turdu?unu gözlemenizde yarar var. Veritabany yapan Access sihirbazlarynyn bir di?er marifeti veri girme ve rapor alma i?lerinde kullanaca?ynyz formlary da olu?turmaktyr. Bu formlary inceleyerek, ilerde kendi formlarynyzy tasarlamakta kullanaca?ynyz ipuçlary edinebilirsiniz. Ayryca Access 2000, sadece tablolary, formlary ve raporlary olu?turmakla kalmayacak, bu veritabanyny, sanki kendi ba?yna bir program gibi, kullanmanyzy sa?layacak grafik arayüzü bile in?a edecektir. Sihirbazlary kullanarak, tablolary doldurulmaya, formlary kullanylmaya ve raporlary baskyya hazyr veritabanlaryny syk syk olu?turacaksynyz; fakat kimi zaman bu tablolarda, formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alany kaldyrmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access'in bu nesnelerini nasyl olu?turabilece?imizi, nasyl düzenleyebilece?imizi veya de?i?tirebilece?imizi bilmemiz gerekir. ?imdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalym.

ALAN TÜRLERY

Access Sihirbazlaryyla ilgili ke?if turunu bitirdi?inizde, Yeni diyalog kutusunda Bo? Access Veritabany maddesini i?aretleyip Tamam'y tyklayyn. ?imdi, kendi veritabanymyzy kendimiz olu?turmaya ba?layabiliriz. Açylacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasyna dikkat edin; ve Bo? Veritabany simgesini ve Tamam'y tyklayyn; Access 2000 'in önerdi?i "vt1.mdb" adyny "Adres Defteri.mdb" olarak (veya olu?turmak üzere yukaryda ka?yt-kalemle planyny yapty?ynyz veritabanyna uygun bir ad vererek) de?i?tirin; yeni veritabanynyzy Veritabany penceresinde i?lenmeye hazyr bulacaksynyz. Nesneler'den Tablolar'yn seçildi?ini, ve tablo olu?turmak için kullanabilece?iniz üç aracyn kysayolunu görüyorsunuz:

Bunlar, tasarym görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri girerek tablo olu?turmanyzy sa?layan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile tabir yerinde ise syfyrdan tablo olu?turmaya karar verdik; o halde "Tasarym görünümünde tablo olu?tur" maddesini tyklayarak, tablo olu?turma penceresini açyn. Bu noktada yukaryda tablo tasarymyyla ilgili bölümde kendi veritabanymyzy planladyysanyz, bu planlary önünüze çekin. Bu aly?tyrmayy yapmadyysanyz, örnek olarak ele aldy?ymyz Adres Defteri'ni birlikte olu?turabiliriz.

Tasarym görünümde kar?ynyza gelen tablo biçimindeki araç, tablonuzdaki alanlaryn adlaryny, özellikleri ve doldurulmasy için gerekli i?lemleri belirtece?iniz yerdir. Aile tablosunu olu?turmak için imlecinizi Alan Ady sütununun birinci satyrynyn içine getirin ve "AileSyraNo" yazyn. Kendi veritabanyzy olu?turuyorsanyz, herhangi bir tablodan i?e ba?layabilirsiniz; bu tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adyny yazyn.

Yukarydaki örnek planda bu sütunun adynyn "Aile Syra No" olmasyny kararla?tyrdy?ymyz halde, burada alan adynda bo?luk byrakmady?ymyza dikkat etmi? olmalysynyz. Bu, daha sonra yazaca?ymyz veri seçme komutlarynyn alan adlarynda bo?luk istememesinden kaynaklanyyor. Sonra klavyenizde sekme tu?una basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini sa?layyn ve burada beliren a?a?y ok simgesini tyklayarak (veya klavyede Alt tu?unu tutarak ve a?a?y ok tu?una basarak) veri türleri listesini açyn:

Burada gördü?ünüz veri türlerini tanyyorsunuz; bizim örne?imizde birinci alanymyza Access 2000'in otomatik olarak syra numarasy vermesini istedi?imiz için burada Otomatik Sayy türünü seçiyoruz (Siz, kendi planynyza uygun bir türü seçebilirsiniz).

ALAN ÖZELLYKLERY

Tablo olu?turma penceresinin üst tarafynda yapty?ynyz seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri ba?lykly alt bölümündeki bilgilerin de?i?ti?ine dikkat edin. Buradaki kontrollerin ço?u Access ile veritabany olu?turma beceriniz arttykça kullanylacak niteliktedir. Alan özellikleri, o alandaki bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli olmek-görünür olmak gibi davrany? biçimlerini tanymlar. Daha sonra verilerimizi biçimlendirirken bu kontrollerden yararlanaca?yz. Bazy alanlaryn bazy özellikleri yoktur. Örne?in Alan Boyutu özelli?i sadece metin, sayy ve otomatik sayy alanlary için geçerlidir. ?imdi alan özelliklerind syk kullancaklarymyzy ele alalym:

Metin Alanlary için alan boyutu:
0 ile 255 karakter arasynda olmalydyr. Di?er alanlaryn boyut synyrlamasy yoktur. (Varsayylan boyut: 50)
Sayy alanlary için alan boyutu:
Sayy olarak belirledi?iniz alanyn boyutunu, Alan Özellikleri bölümünde Alan boyutu satyrynyn sa?yndaki a?a?y oku tyklayarak, ?u seçenekler arasyndan seçebilirsiniz: Byte, ondalyk, tamsayy, uzun tamsayy, tek, çift, yineleme kimli?i (Replication ID).
Biçim:
Siz nasyl girerseniz girin verinin tabloda (ve daha sonra bu tablodan yapylacak ?ekilde olu?turulacak raporlarda ve formlarda) nasyl görüntülenece?ini belirler. Ayryca buraya yazaca?ynyz biçim komutlary, girilebilecek verinin niteli?ini de tayin eder.
Giri? maskesi:
Veritabanyza verileri girerken, önce giri?i kolayla?tyrmak, daha sonra da veri i?lem syrasynda verilerin istedi?iniz biçimde olmasyyny ve dolayysyyla i?lemi kolayla?tyrmak amacylya, veri giri?ini belirli bir biçim kuralyna ba?layabilirsiniz. Söz gelimi telefon numaralarynyn daima (0555) 555-5555 gibi girilmesini sa?lamak için bir metin alanyna bunu sa?layacak giri? maskesi ady verilen komut ifadesini yazabilirsiniz. Bunun için giri? maskesi olarak (9999) 000 0000;;_ yazmanyz gerekir. Fakat Access 2000, syk kullanylan, telefon numarasy, Vergi dairesi ve numarasy, posta kodu, sosyal sigortalar numarasy, sigorta kod numarasy, parola, ve çe?itli tarih ve saat biçimlerine uygun giri? maskelerini hazyr veriyor.
Bu hazyr maskeleri bir alanynyzyn Alan Özellikleri bölümüne katmak için, giri? maskesi satyrynyn sa?yndaki üç nokta simgesini tyklayyn; açylacak Giri? Maskesi Sihirbazy'nda arzu etti?iniz giri? biçimini seçin. Bir bilginin tablolara veya formlara belirli bir maske ile girilmesi, mutlaka o ?ekilde kaydedilece?i anlamyna gelmez. Özellikle parantez, kesme ve benzeri i?aretleri kullandy?ynyz giri? maskelerini veritabany dosyaya yazylyrken kaydettirmeniz gerekmez; bu dosya boyutunda tasarruf sa?lar. Daha sonra raporlarynyzda veya Access dosyalaryndan ba?ka programlar için veri ihraç ederken bu i?aretlerin yeniden konulmasyny sa?layabilirsiniz.
Geçerlik Kuraly, geçerlik metni:
Veri i?lemin sa?lykly olabilmesi için girilen verilerin gerçekten girilmesi gereken türde olmasy ?arttyr. Access, veri girilmesi syrasynda girilen de?erin geçerlili?ini synayabilir ve veri gireni uyaryr. Veri giri?inde uyulacak kurallary Geçerlik Kuraly kutusunda, geçirli olmayan veri giri?inde görüntülenecek uyary metnini ise geçerlik metni kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutularyn etiketini Geçerlilik ?eklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe imlâ ilkelerine aykyrydyr.)
Gerekli:
Bu özelli?in sa?ynda belirecek a?a?y oka basarak, Evet veya Hayyr'y seçebilirsiniz. Bir alany Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu doldururken, Access bu alanyn bo? byrakylmasyna izin vermez. Yukarydaki planlama örne?inde bazy alanlaryn niteli?ini ka?yda dökerken yanlaryna "Bo? byrakylabilir," bazylaryna ise "Bo? byrakylamaz" notunu koydu?umuzu hatyrlyyor olmalysynyz. Bo? byrakylabilir alanlar için bu kutuya "Hayyr" (yani doldurulmasy gerekli de?il!), bo? byrakylamaz alanlara ise "Evet" (yani doldurulmasy gerekli!) kaydyny koymamyz gerekir.
Syfyr uzunluk Yzni:
Bo? byrakylmasyny önledi?iniz, yani gerekli alanlaryn boyutu sizin için önem ta?yyor olabilir. Doldurulmasy gerekli alanlaryn do?ru doldurulmasyny sa?lamanyn bir yolu, alana girilecek de?erin boyunun syfyr olmasyny önlemektir. Yukarydaki örnekte geli?tirdi?imiz veritabanynyn kullanylabilir olmasy için en azyndan ki?ilerin ad ve soyadlarynyn tabloda yeralmasy gerekir; aksi taktirde ortada tablo denecek bir ?ey bulunmaz. Soyady olmayan ki?ilerin ise adlary ile yetinemeyiz. O halde bu iki alany hem gerekli yapar, hem de syfyr uzunluk izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu alanlary bo? byrakmamyz tehlikesini önlemi? oluruz.
Syraly (Endeks):
Access ile olu?turdu?umuz veritabanlaryny i?lerken yapaca?ymyz i?lerin ba?ynda, tablolarymyzdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular) yaptyrtmak gelecektir. Basit bir sorgunun hyzla tamamlanabilmesi için Access'in tablolardaki alanlary önceden endekslemesi yerinde olur. Bir alanyn Alan Özellikleri bölümünde Syraly kutusunun sa?yndaki a?a?y oku tyklarsanyz, "Hayyr" seçene?inin yany syra iki ayry "Evet" seçene?i bulundu?unu göreceksiniz. "Hayyr" seçene?i, bu alanyn önceden endekslenmesini önler. Bu alandaki verilerin endekslenmesini sa?layan di?er iki seçenekten birincisi, "Evet (Yineleme Var)", Access'in olu?turaca?y endekste, bu de?erden birden fazla olmasyna imkan verir. Bizim örne?imizde, ki?i ad ve soyadlaryndan birden fazla olmasy ihtimali öngörüldü?üne göre, endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir. Bir alan, tablodaki kayytlaryn benzersiz olmasyny sa?layan Birincil Anahtar alany olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir. Bunun için, bu kutudaki endeksleme yaptyrtan ikinci seçene?i, "Evet (Yineleme Yok)" maddesini seçmemiz gerekir.
Unicode Syky?tyrma:
Access 2000, Ofis 2000 ailesinin di?er üyeleri gibi Unicode-uyumlu, yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve i?aret bulunan yazy tipi (font) sistemini destekler. Unicode uyumlu olmayan programlar ise sadece 256 karakter içeren fontlary kullanabilirler. Metin, not ve köprü (Web adres ba?lantysy) türündeki verilerinizde Türkçe karakter bulunuyorsa, alan özelli?inde Unicode Syky?tyrma'nyn "Evet" olmasy gerekir. Bu durumda Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir karakter için gerekli alany (2 byte) ayyracaktyr. Bu tür alanlarynyzda Türkçe karakter yoksa, Access dosyasynyn büyüklü?ü etkilenmeyecektir. Dolayysyyla Türkçe veritabany olu?tururken bu de?eri sürekli "Evet" ayarynda tutmak dosya büyüklü?ü bakymyndan olumsuz bir etki yapmaz; sadece Türkçe karakterlerinizi korumu? olursunuz. Alan Tanymlary:
Tablo tasarymynda son nokta, tablolarymyzy ba?kalarynyn da kullanabilece?ini gözönünde tutarak, tanym sütununa gerekli açyklamalary yazmaktyr. Tablolarymyzy ba?kasyyla payla?acak olmasak bile, bir süre sonra alanlarymyzyn ne amaçla olu?turuldu?unu hatyrlamak zor olabilir. Buradaki gibi "Ady," "Soyady" adyny verdi?imiz alanlaryn i?levini hatyrlamakta sorun olmayaca?y dü?ünülebilir. Fakat verilerin ba?ka tablolardan alyndy?y durumlarda veya de?erlerle ilgili uyarycy notlaryn gerekti?i durumlarda, Tanym satyrlaryna yazaca?ynyz bilgiler i?e yarar. Tabloyu yaptyysanyz, tasarym görünümünde son ?ekli ?öyle olmaly:
Arama Sihirbazy
Access'te veritabany olu?turmanyn birinci adymyny attyk: ilk tablomuzu yaptyk; alanlaryny belirledik; alanlaryn özelliklerini tayin ettik. Buradaki örne?i uyguluyorsanyz, ?imdi ikinci bir tablo olu?turmanyz gerekir. Bitmi? tasarym görünümüne bakarak, yukarydaki bilgiler y?y?ynda ikinci tabloyu siz olu?turabilir misiniz?
Burada dikkat edilecek tek nokta, AileSyraNo adly alanyn içeri?inin doldurulmasy için gerekli ifadeyi Arama Sihirbazy'na yazdyrtmaktyr. Çocuklar tablosunun taramyn görümünde ikinci alanyn adyny yazdyktan sonra Veri Türü sütununda seçme okunu tyklayyn ve açylan listeden Arama Sihirbazyny seçin.
Arama Sihirbazy'nyn birinci dayalog kutusu, bu alana girilecek de?erlerin mevcut bir tablo veya sorgu sonucundan my alynaca?yny, yoksa bu de?erleri sizin do?rudan my yazaca?ynyzy belirler. Buradaki örnekte, veritabanymyzda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanynda bir seçme oku belirmesini ve bu oku tyklady?ymyzda Aileler tablosunda, Ailei Syra No alanyna girilmi? bütün de?erlerin gösterilmesini istiyoruz. Ba?ka bir deyi?le bu sütuna girecek bilgileri, Aileler tablosundan alaca?yz. O halde, Arama Sihirbazy'nyn ilk diyalog kutusunda "De?erler tablo veya sorgudan alynsyn" maddesini i?aretleyerek, Yleri dü?mesini tyklamamyz gerekir. Arama Sihirbazy'nyn ikinci diyalog kutusu ise bir önceki tercihinize göre ya veritabanynyzdaki bütün tablo ve sorgularyn listesini içerir ve siz bu listeden veri alaca?ynyz tablo veya sorguyu seçersiniz; ya da seçme yapaca?ynyz veri listesini olu?turmanyz için küçük bir tablo olu?turma aracy açylyr.
Veri seçme i?ini bir tablo veya sorgudan yapacaksanyz bu tablo veyla sorgunun adyny seçerek, Yleri'yi tyklayyn. Veri seçme i?ini kendi verece?iniz de?erlerle yapacaksanyz, veri seçme listesi diyalog kutusunda veri seçme listesinin tek sütunlu oldu?unu göreceksiniz; seçiminizi daha çok sütunlu bir listeden yapmak istiyorsanyz önce yeni sütun sayysyny yazyn; sonra a?a?ydaki "Süt1" atdly örnek sütunun adyny tyklayyn; arzu etti?iniz kadar sütun belirecektir; ?imdi sçilecek de?erleri bu sütunlara ve satyrlara girin ve Yleri'yi tyklayyn.
Her iki yolda da Arama Sihirbazy'nyn üçüncü diyalog kutusunda, ya mevcut talo ve sorgulardan seçti?iniz ya da kendi olu?turdu?unuz de?erli içeren alanlar kullanylabilir alan olarak syralanacak ve Son'u tyklady?ynyzda Arama Sihirbazy, tasarym penceresinin Alan Özellikleri bölümünde Arama sekmesindeki de?erleri dolduracaktyr. (Ylerde arama ve sorgu konusunda uzmanla?ty?ynyzda bu de?erleri siz de doldurabilirsiniz. ?imdilik sadece Arama sekmesinde Satyr Kaynak Türü ve Satyr kayna?y kutularyna yazylan ifadeleri inceleyin ve Access'in tablolara ve tablolaryn alanlaryna nasyl gönderme yapty?yna dikkat edin.) Bu suretle olu?turdu?umuz otomatik de?er seçme imkanyny kullanmak üzere Çocuklar tablosunu açty?ymyzda ve yeni bir girdi için Aile Syra No sütununda bir satyry tyklady?ymyzda, kutunun sa? kenarynda bir seçme oku belirdi?ini görürüz. Bu oku tyklady?ymyzda ise açylan listede, bu ana kadar Aile tablosunda Aile Syra No sütuna girdi?imiz bütün de?erleri görürüz.
Tablo tasarymyny ö?rendi?imize göre, ?imdi tablolara veri girme, veri arama ve tablolaryn Access 2000 penceresi içinde görüntülenme yöntemlerinden söz edebiliriz. Bir veritabany ile veri-i?leme ba?lamadan önce verileri girmemiz gerekir!